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企業合同管理中的常見問題

2014-07-09 22:19:47 作者: master 來源: 瀏覽次數: 0   [打 印] [關 閉]

 

    合同管理水平對企業的交易安全有著重大影響。一些小型企業缺乏基本的管理制度,更談不上合同管理。而一些大中型企業幾乎每天都要進行合同的起草、修改、審查,甚至監控合同的簽訂及履行。有了完善的合同文本,還要有完善的合同管理措施加以配合,才能使兩者的作用都充分發揮出來。由于管理者素質、員工素質、管理水平的制約,企業在合同管理方面普遍存在許多缺陷。


    合同管理的單一化、部門化


    目前,絕大多數企業缺少真正的合同管理,其管理充其量是合同審查、審批和蓋章、歸檔管理。即使是銀行的法律風險控制部門,往往也僅是處理訴訟事務的機構而非進行前期預防的機構。真正意義上的合同管理,是從談判階段開始到履行完畢或爭議處理終結時止,自始至終地關注并及時處理所有的相關法律問題,最大化利用資源和法律及合同所賦予的權利,實現企業利益的最大化和法律風險損失的最小化。


    除了針對毫無理由的違約,訴訟對于企業一般只是補救措施,是戰術層面的問題。而企業發展過程中的法律風險管理,是以科學的方法將不特定的風險損失支出轉換成特定的管理成本支出,形同商業保險,屬于企業戰略層面的問題。同時,企業的合同管理并非某個部門的事務,而要所有部門參與其中、各司其職。


    那種不注重平常的管理,在問題出現后只知道請客吃飯的做法,沒有將好鋼用在“刀刃”上,而是用在了"刀背"上。古人所說的"人無遠慮,必有近憂",并不是說肩了長遠的打算就不再有迫在眉睫的問題,而是說可以主動地設定未來的目標及實現目標的具體步驟和節奏,并事先預見及以各種手段規避可能遇到的風險以掌握自己的未來,否則只有被動地疲于奔命。


    在合同管理體制完善的企業,所有相關部門都對合同的履行情況了如指掌,形成了一個職責分明、架構完整的管理體系。而合同管理水平較低的企業,往往各個部門之間缺乏溝通,合同簽訂及履行缺乏監管,不僅增加了銷售部門和售后服務部門的工作壓力,也導致了利潤的大量流失。當然,合同管理不僅涉及采購或銷售,還包括業務說明及廣告管理、索賠及理賠等方面的管理。


    合同管理界面的模糊不清


    隨著我國以經濟建設為中心并恢復律師制度后近30年的發展,法律體系的不斷完善使法律法規的總量遠遠超出了單個律師能夠全面熟練掌握的程度,更遠遠超出了企業能夠自行全面掌握的程度。律師行業逐步出現了專業分工,企業也越來越依賴于律師的專業知識及工作能力。如果企業注重法律風險的預見與規范,增加的只是特定的管理成本;如果企業只是基于僥幸心理而單純地事后補救,貝U要支付昂貴的訴訟成本及爭議損失。


    許多企業簡單地將合同簽訂及履行當成經營事項,最多由公司自己的法務人員管理。其實正如前面所強調的,合同確實是經濟行為,但在目前的環境下,合同的法律風險控制遠遠超過了企業自身的能力范圍,如果沒有專業律師參與往往會留下巨大的漏洞而不自知。


    按照正常的分工,應由業務人員按交易目的擬出帶有具體交易條件的合同,再由律師完成合同法律風險控制方面的調整。如果出現文本以外的其他情況,也應由律師以其專業經驗決定如何處理,以防止法律風險不利后果的擴大,也避免了因失誤帶來新的法律風險。或者說,企業人員的責任是從籃子里揀出好蘋果,而律師則負責從籃子里揀出壞蘋果,兩者相得益彰才對企業最為有利。因此,業務人員的合同基本稿應當思路清楚、沒有死角,而律師的責任則是在此基礎之上解決交易中的法律安排及法律風險控制問題,以確保實現交易目的和交易安全。


    但企業所面臨的實際情況,往往是業務人員和專業律師的管理界面均不清楚。合同要干什么、怎么干屬于"客戶需求",應當由業務人員回答,律師只是在業務人員的工作成果之上完善合同條款的法律定位。如果業務人員將合同文本一攬子交由律師解決,或律師只是審查文本的術語等表述問題,合同管理都無法達到應有的目標。例如,某業務人員起草的合同中使用了"違約方"、"非違約方"的措辭,而律師在審核時應當知道合同履行中有可能出現同時違約的情況,并換一種方式表述。


    律師不是萬能的,必須從企業處得到相關信息才能很好地工作。確定交易目的及具體的交易內容及交易方式并對律師加以說明,是企業所必須完成的工作。而且在合同工作中企業必須與律師緊密配合,否則律師只能認為企業沒有特別要求而只作例行的審查修改,無法充分發揮律師的作用。

 
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